VĂN HÓA LÀM VIỆC VÀ ỨNG XỬ TRONG CÔNG TY

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIÊN BẢO
o0o

QUY ĐỊNH VĂN HÓA LÀM VIỆC VÀ ỨNG XỬ TRONG CÔNG TY, NƠI LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN THIÊN BẢO
Ban hành kèm theo Quyết định số 021/2014/QĐ-TBJSC ngày 12/07/2014
Chính sửa bổ sung 15/12/2019

NỘI DUNG QUY ĐỊNH:

1. MỤC ĐÍCH
Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của CBCNV trong Công ty, tạo dựng môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả, góp phần xây dựng thương hiệu cho Công ty CP Đầu tư và Phát triển Thiên Bảo.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Cán bộ, nhân viên cơ quan Công ty
- Công nhân trực tiếp làm việc ở công trường, nhà máy và các bộ phận sản xuất khác của Công ty.

3. Tài liệu liên quan
- Tài liệu Văn hóa Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 0021/2014/QĐ-TBJSC ngày 12/07/2014
- Tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Sổ tay chất lượng.
- Quy trình kiểm soát tài liệu: QT: 01-02.

4. Định nghĩa và chữ viết tắt
TBJSC: Công ty CP Đầu tư và Phát triển Thiên Bảo
Lãnh đạo Công ty: Ban Giám đốc
Lãnh đạo đơn vị: Trưởng, Phó các đơn vị trong Công ty
CBCNV: Cán bộ công nhân viên trong Công ty

5. Nội dung
5.1. Nguyên tắc thực hiện văn hóa doanh nghiệp
Phù hợp với truyền thống văn hóa, mỹ tục và bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện thực tiễn kinh tế – xã hội.
Phù hợp với những quy định của pháp luật, các quy chế, quy định của TB JSC về thực hiện văn hóa doanh nghiệp.
Phù hợp với định hướng xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ CBCNV trước mắt và lâu dài.

5.2 Các hành vi cấm
Hút thuốc lá tại nơi làm việc, hội họp.
Sử dụng các chất kích thích, ma túy trong mọi trường hợp.
Sử dụng đồ uống có cồn tại Công ty, nhà máy, các khu vực cung cấp dịch vụ trừ trường hợp được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty trong các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách.
Tụ tập đông người, gây mất an ninh, trật tự nơi làm việc.
Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc.
Thái độ hống hách, quát nạt, gây phiền hà trong giao tiếp ứng xử.

5.3. Lễ phục
Lễ phục: Được sử dụng những ngày lễ, các cuộc họp trọng thể. Tùy theo tính chất quan trọng của ngày lễ, Công ty sẽ có quy định cụ thể.

5.4. Trang phục
Khi làm việc, CBCNV phải mặc trang phục làm việc gọn gàng, lịch sự và theo đúng quy định, cụ thể:
Đối với CBCNV làm việc thường xuyên ở văn phòng, trang phục phải lịch sự, gọn gàng không mặc áo phông không có cổ, không đi dép lê khi đi làm việc.
Đối với bộ phận lao động trực tiếp: Khi làm việc phải mặc quần áo bảo hộ lao động, đi giày bảo hộ lao động, đội mũ an toàn, găng, ủng… đúng theo quy định về an toàn lao động Công ty, và nội quy của các khu vực dịch vụ.

5.5. Chào hỏi
CBCNV Công ty gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, thân thiện đúng mực.
Khi chào hỏi phải luôn đứng tư thế thẳng, mắt nhìn người đối diện, cười thân thiện, thể hiện sự tôn trọng và trung thực.
Thứ tự ưu tiên chào hỏi:
Giữa Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên: Khi gặp Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên phải chào trước thể hiện sự kính trọng. Lãnh đạo, cán bộ chào đáp trả bằng cử chỉ thân thiện thể hiện qua gật đầu, mỉm cười.
Giữa nhân viên với nhau: Khi gặp nhau, người ít tuổi chào người lớn tuổi trước.

5.6. Bắt tay
Bắt tay hợp tác: Tư thế thẳng đứng, mất nhìn thẳng vào mắt người đối diện, dùng tay phải để bắt tay, khi bắt tay lòng bàn tay áp sát, ngón tay cái nằm giữa các ngón tay của đối tác, nắm tay vừa phải thể hiện sự tự tin, tôn trọng.
Bắt tay xã giao: Mắt nhìn thẳng người đối diện, đứng thẳng người (phụ nữ có thể ngồi), tay siết nhẹ thể hiện sự nồng ấm thân thiết, hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau.
Những lưu ý trong khi bắt tay:
Không cúi lưng, cong gập người, tỏ thái độ khúm núm.
Không bắt tay quá lâu, lắc quá mạnh, lắc nhiều lần.
Không bắt cả hai tay một lúc.
Không đeo găng tay, đội mũ, đeo kính đen khi bắt tay.
Không được một tay bắt, một tay bỏ vào túi quần.
Không buông thỏng, lả lơi, hời hợt.
Không cười nói vồn vã, huênh hoang với thái độ quá khích.
Thứ tự bắt tay:
Bắt tay lần lượt theo thứ tự người có chức vụ cao, người cao tuổi, người đến trước, người đến sau.
Vị trí xã hội, chức vụ thấp hơn phải chờ người có chức vụ cao hơn đưa tay ra trước.

5. 7. Giới thiệu và tự giới thiệu
- Khi giới thiệu hay tự giới thiệu nên thể hiện sự nghiêm túc, thân thiện, cử chỉ lịch thiệp, nói từ tốn, rõ ràng, ngắn gọn.
- Khi giới thiệu hoặc tự giới thiệu cần giới thiệu đầy đủ những thông tin cơ bản: Tên, chức vụ, đơn vị (hoặc bộ phận) công tác.
- Thứ tự ưu tiên khi giới thiệu: Người ít quan trọng phải được giới thiệu với người quan trọng hơn cấp dưới với cấp trên người ít tuổi hơn với người lớn tuổi hơn người sở tại với khách tới thăm.

5.8. Trò chuyện trực tiếp
- Sử dụng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, tránh dùng những từ đệm, từ trìu tượng, từ ngữ địa phương, vùng miền hoặc từ chuyên môn.
- Nói đủ nghe, không nói nuốt lời.
- Không cắt ngang, cướp lời người khác.
- Sử dụng danh xưng một cách đúng mực, lễ độ.
- Đối với nhân viên làm dịch vụ (VSCN, làm vườn,…) tại các nơi khách đang làm việc: Không được gọi to, nói lớn, đùa giỡn,…

5. 9. Giao tiếp qua điện thoại
- Trả lời điện thoại ngay khi có thể (không để điện thoại reo quá lâu).
- Khi nhân điện thoại đầu tiên phải giới thiệu tên hoặc bộ phận/đơn vị + xin nghe.
- Khi gọi đi, câu nói đầu tiên: Chào hỏi + xưng danh + bộ phận/ đơn vị công tác.
- Nói ngắn gọn, người trong cùng cơ quan với đối tác tới làm việc người nam với người nữ và người mới đến với người đến trước rõ ràng, nhẹ nhàng, lịch sự, giọng nói vui vẻ, thân thiện, thể hiện sự sẵn sàng hợp tác.
- Trước khi gọi điện thoại, phải chuẩn bị đầy đủ nội dung, thông điệp cần truyền tải.
- Khi nói chuyện với cấp trên, với đối tác hoặc người lớn tuổi hơn không được gác máy trước.
- Tránh gọi nhầm tên người được gọi.
- Biết lắng nghe và không cắt ngang câu nói của người khác.
- Không tranh cãi qua điện thoại, nếu có sự bất đồng trong nội dung trao đổi thì cần giữ bình tĩnh, không quát tháo ầm ĩ làm ảnh hưởng người xung quanh.
- Không sử dụng điện thoại của Công ty vào việc riêng.
- Không bất ngờ gác máy khi chưa kết thúc nội dung trao đổi.
- Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng.
- Để chuông điện thoại vừa phải tránh làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
- Khi người muốn gọi để lại lời nhấn, người nhận cần ghi chép đầy đủ thông tin: Nội dung, tên người gọi, thời gian và có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.

5. 10. Giao tiếp qua email
- Mở đầu một email cần phải có lời chào: “Kính gửi” hoặc “Kính chuyển” + tên người được gửi hoặc bộ phận được gửi.
- Nội dung email cần phải rõ ràng, viết ngắn gọn, dễ hiểu, hạn chế tối đa việc sai lỗi chính tả.
- Trình bày email theo phông chữ dễ đọc, khoảng cách các dòng hợp lý, in đậm hoặc gạch dưới những nội dung quan trọng.
- Sử dụng dòng tiêu đề để trích yếu nội dung của email, phần trích yếu này phải ngắn gọn và phù hợp với nội dung cần truyền tải.
- Không được truyền tải nội dung email khi chưa có sự đồng ý của người gửi.
- Cuối nội dung email cần có “Trân trọng” đối với người nhận email là ngang cấp “Trân trọng kính chào” đối với người nhận email là cấp trên. Cần lưu ý ký tên cuối email với đầy đủ thông tin: Họ và tên, chức vụ/chức danh, số điện thoại, fax và địa chỉ Công ty theo đúng quy định.
- Người nhận email trong nội bộ Công ty được đề nghị tham gia giải quyết góp ý công việc cần có sự hồi đáp kịp thời, đúng hạn và đúng với nội dung công việc.

5. 11. Sử dụng danh thiếp
5.11.1. Sử dụng danh thiếp
Lãnh đạo các đơn vị in danh thiếp theo mẫu thống nhất của Công ty. Danh thiếp được trao cho đối tác khi mới gặp lần đầu, khi đến dự họp hoặc buổi tiếp khách. Không sử dụng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn.

5.11.2. Cách trao, nhận danh thiếp
- Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước. Người được giới thiệu đưa danh thiếp sau khi nhận được danh thiếp của người tự giới thiệu.
- Đứng lên khi đưa danh thiếp. Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp.
- Giữ khoảng cách 1 cánh tay khi nhận danh thiếp. Nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.
- Nên hỏi nhẹ nhàng các thông tin chưa rõ trên danh thiếp.
- Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị trí cao nhất hoặc người gần nhất.
- Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của cả hai nhóm.
- Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận và ghi nhớ những thông tin trên danh thiếp của người đã gặp.
- Khi trao danh thiếp: Cử chỉ thân thiện, chào xã giao và tự giới thiệu một số thông tin cơ bản: Tên, chức vụ, bộ phận hoặc cơ quan đang công tác.
- Khi nhận danh thiếp: Nên cầm vào hai góc bên dưới của danh thiếp kèm theo lời: “cảm ơn”, hoặc gật đầu nhẹ, thể hiện sự tôn trọng đối với người trao danh thiếp.

5.12. Giao tiếp và ứng xử đối với khách/ đối tác đến làm việc.
- Chủ động chào hỏi khách trước và giúp đỡ nhiệt tình khi khách có biểu hiện cần giúp đỡ.
- Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
- Thái độ lịch sự, thân thiện, tôn trọng, bình đẳng.
- Giải quyết nhanh, đúng hạn, đúng nội quy, đầy đủ, rõ ràng những yêu cầu của khách hàng trên cơ sở quy định của Nhà nước, TB JSC và Công ty.
- Tôn trọng những ý kiến của khách/ đối tác. Biết lắng nghe, cố gắng hiểu được khách có thể đưa ra những cách diễn đạt phù hợp với khả năng hiểu biết và khả năng chú ý của họ.
- Tiếp khách/ đối tác chu đáo, đúng nơi quy định. Không thất hẹn nếu có lý do chưa thể đón tiếp hoặc giải quyết những yêu cầu của khách/ đối tác thì phải có phản hồi thông báo cho khách hàng/ đối tác biết.
- Trong giao tiếp với khách/ đối tác đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp.
- Thực hiện đúng cam kết với khách/ đối tác tới làm việc tại Công ty .

5. 13. Quy định văn hóa nơi làm việc
Đối với nơi làm việc cá nhân
Phân loại và lưu trữ công văn, tài liệu nghiên cứu phục vụ công việc một cách khoa học, thuận tiện khi tra cứu.
Sắp xếp các thiết bị phục vụ công việc gọn gàng, sạch sẽ.
Kết thúc ngày làm việc tài liệu trên bàn phải được xếp lại ngay ngắn.
Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch, đẹp.
Đối với môi trường làm việc chung
Ý thức chủ động giữ gìn công sở xanh, sạch, đẹp.
Liên hệ bộ phận có trách nhiệm để kịp thời xử lý những vấn đề có liên quan đến vệ sinh chung của Công ty.
Không vứt rác bừa bãi, không hút thuốc và ăn quà vặt tại nơi làm việc.
Không gây ồn ào nơi làm việc.

5. 14. Tác phong
- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy chế, quy định của Nhà nước, TB JSC và Công ty nơi làm việc.
- Thực hiện nghiêm giờ giấc lao động, không làm việc riêng trong giờ làm việc, không đi muộn về sớm.
- Nghiêp túc tuân thủ các quy trình, quy phạm, phiếu công tác, các tiêu chuẩn theo quy định. Đặt các thiết bị an toàn vào đúng chỗ quy định.
- Sắp xếp công việc khoa học, hợp lý, đảm bảo chất lượng công việc.
- Chủ động, sáng tạo trong công việc.
Tiết kiệm, hiệu quả, chống lãng phí trong công việc và trong các hoạt động.
Không trốn tránh trách nhiệm hay đùn đẩy công việc.
Luôn hợp tác, chia sẻ, đoàn kết, quan tâm, giúp đỡ đồng nghiệp cùng nhau phát triển.
Phối hợp, góp ý thực hiện công việc đúng thời hạn theo đúng kế hoạch hoặc yêu cầu của đơn vị chủ trì phụ trách công việc.
Đi đứng tư thế đàng hoàng, đĩnh đạc, không hấp tấp vội vàng nhưng không quá chậm chạp.
Không để tay trong túi quần trong quá trình giao tiếp.
Không nhận điện thoại khi đang báo cáo công việc với cấp trên/ Lãnh đạo Công ty (trừ trường hợp đang chờ cuộc gọi điện thoại khẩn cấp phục vụ cho nội dung đang báo cáo).
Ra, vào đóng cửa nhẹ nhàng.
Phải biết nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ. Nếu muốn vượt lên do có việc gấp cần phải xin phép.
Chào hỏi mọi người khi đến nơi làm việc hoặc tạm biệt mọi người khi hết giờ làm việc.
Tỏ thái độ vui vẻ, không biểu lộ vấn đề cá nhân khi làm việc.
Không buôn chuyện, nói xấu, chỉ trích người vắng mặt.
5.15. Văn hóa ứng xử trong hội họp
Chuẩn bị đầy đủ nội dung, luôn mang theo giấy, bút và các tài liệu cần thiết để trình bày hay thảo luận.
Các thành viên dự họp phải đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Tham gia cuộc họp đúng thành phần, trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ phải thông báo trước với người tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp và ủy nhiệm cho người khác có thẩm quyền đi thay.
Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp để điện thoại ở chế độ rung hoặc tắt máy trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp và thời gian gián đoạn cuộc họp không quá 5 phút.
Người nghe điện thoại phải đảm bảo điều kiện: Không là người đang thuyết trình, đang phát biểu, không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu.
Tuân thủ theo quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
Giữ im lặng, trật tự đúng mực, không làm việc riêng trong giờ họp như: Đọc sách báo, chơi điện tử…
Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác, đăng ký trước khi trình bày ý kiến cá nhân không ngắt lời khi người khác đang phát biểu.
Khi đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Nếu hỏi nhiều cầu phải nêu rõ câu 1, câu 2…
Luôn nghĩ đến lợi ích chung của cuộc họp trước khi trình bày ý kiến.
Thẳng thắng nêu ý kiến cá nhân, trao đổi, tranh luận trên tinh thần xây dựng tích cực và tôn trọng ý kiến của các thành viên khác.
Kiên nhẫn và bình tĩnh. Không gõ bút, không chỉ tay, không đập bàn và không tỏ thái độ lên lớp với diễn giả/ người thuyết trình.
Trong giờ họp hạn chế đi ra ngoài, nếu thật sự cần thiết thì phải đi nhẹ nhàng, tránh gây sự chú ý cho người khác.
Tham dự từ đầu đến khi kết thúc hội họp, không nên bỏ ra giữa chừng. Chỉ rời phòng họp/ hội trường khi hội nghị kết thúc hoặc có việc gấp, quan trọng hơn cần giải quyết nhưng phải xin ý kiến người chủ trì cuộc họp.
Không được tiết lộ thông tin của cuộc họp cho các đối tượng không liên quan.
Lãnh đạo cao nhất ngồi ghế chủ tọa, lần lượt theo thứ tự chức vụ ngồi bên phải và bên trái chủ tọa.
Đối với các cuộc họp có đối tác chuyên gia, EVN tham dự, các cuộc họp trang trọng khác, vị trí ngồi phải tuân thủ theo hướng dẫn của Ban tổ chức.

5. 16. Văn hóa dự tiệc
Đến đúng giờ bữa tiệc, không nên đến trễ.
Trang phục phù hợp, lịch sự, trang nhã.
Trò chuyện cởi mở, thân thiện, hạn chế nói nhiều về chính trị hoặc những việc có thể tiết lộ bí mật của Công ty.
Không ép khách uống rượu, bia và bản thân cũng không được uống nhiều rượu, bia. Tuyệt đối không để say rượu, bia dẫn đến hành vi thiếu kiểm soát.
Không về quá sớm khi bữa tiệc chưa kết thúc hoặc ở lại quá lâu sau khi bữa tiệc đã kết thúc.

5. 17. Văn hóa ngồi trong xe ô tô
Đối với xe ô tô 4 chỗ đến 7 chỗ:
Người có chức vụ cao nhất ngồi bên phải hàng ghế của lái xe hoặc ngồi bên phải hàng ghế sau lái xe, tiếp đó là người quan trọng thứ 2 ngồi ở vị trí tay trái người lãnh đạo cao cấp. Cán bộ, nhân viên đi cùng đi ngồi trên ghế cùng hàng với lái xe và hàng ghế sau của Lãnh đạo (nếu xe 07 chỗ).
CBCNV hoặc lái xe có nhiệm vụ mở cửa xe khi Lãnh đạo bước lên và bước xuống xe.
Trong trường hợp xếp 03 người ngồi ghế sau: Người ngồi giữa là người có chức vụ thấp hơn so với hai người ngồi hai bên.
Đối với xe ô tô 7 chỗ trở lên:
Khi đi xe đưa đón tập thể CBCNV đi trực công trường hoặc tham gia hoạt động ngoại khóa, người có vị trí quan trọng ngồi những hàng ghế trên, lần lượt CBCNV ngồi những hàng ghế sau, nam giới cần nhường chỗ ngồi đối với cán bộ, người lớn tuổi, phụ nữ và trẻ em (nếu có) ngồi các hàng ghế trên.
Lịch trình xe đưa đón CBCNV sẽ tùy thuộc vào tuyến đường, phù hợp với tình hình thực tế, hiệu quả về thời gian và công việc.
Khi xuống xe phải đóng cửa vừa đủ để cửa đóng đúng, không xô mạnh, hoặc dập cửa xe. Nếu không đóng được thì nhờ lái xe đóng cửa.
5. 18. Tác phong của lái xe
Tập trung lái xe an toàn, không để ý và tham gia nói chuyện với những người trên xe, không nghe điện thoại, thiết bị âm thanh… khi đang lái xe theo quy định. Trường hợp đặc biệt cần thiết phải nghe điện thoại lái xe phải:
Giảm tốc độ, dừng xe đúng nơi quy định.
Trao đổi ngắn gọn, giọng nói vừa đủ nghe để không gây ảnh hưởng đến người khác. Khi có cán bộ đi cùng trên xe, lái xe cần phải xin phép trước khi nghe điện thoại.
Có mặt đúng giờ theo lịch công tác.
Đảm bảo xe sạch sẽ và được kiểm tra an toàn trước chuyến đi.
Ăn mặc lịch sự, gọn gàng.
Tuyệt đối giữ thông tin bảo mật.

5. 19. Quy định văn hóa sinh hoạt chung
Thực hiện đúng quy định ra vào khu sinh hoạt chung của Công ty và tại nơi làm việc.
Thực hiện đúng quy định sử dụng và quy định bảo vệ tài sản, công trình phúc lợi.
Giữ gìn trật tự chung, giữ gìn sự yên lặng và giờ nghỉ trưa (từ 12 giờ 30 đến 13 giờ 15 phút) và đêm khuya (từ 22 giờ 00 đến 06 giờ 15 phút). Các buổi liên hoan, tiệc tùng không được làm ảnh hưởng đến trật tự chung.
Vệ sinh sạch sẽ khu vực sinh hoạt chung theo quy định, giữ gìn cảnh quan chung.
Xe lưu thông trong khu vực sinh hoạt chung với tốc độ nhỏ hơn 05 km/h.
Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về phòng chống cháy nổ.
Thực hiện theo các quy định khác về nếp sống văn minh tại khu vực sinh hoạt chung nếp sống gia đình văn hóa mới.

5.20. Điều khoản thi hành
-Quy định văn hóa làm việc và ứng xử trong Công ty CP Đầu tư và Phát triển Thiên Bảo này có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành.
- Toàn thể CBCNV trong Công ty và nhân viên tại các khu vực chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.
- Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần phải sửa đổi, bổ sung các đơn vị có ý kiến bằng văn bản gửi Giám đốc thông qua Phòng Tổ chức – Hành chính để tổng hợp, trình sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.